Um diário de resgate: atividades de recuperação do Acervo Arquivístico do IFRS Campus Porto Alegre

No dia 03 de maio de 2024, o IFRS Campus Porto Alegre foi atingido pelas inundações decorrentes dos eventos climáticos que acometeram o Rio Grande do Sul. Foram cerca de 15 dias de cheias do Guaíba que afetaram diversos setores e laboratórios situados no térreo do prédio do IFRS Campus Porto Alegre. Entre eles, encontra-se o Arquivo do campus. Este diário busca registrar, de forma periódica, as iniciativas da equipe composta pelo IFRS Campus Porto Alegre, NuMem/IFRS e voluntários, nas atividades de tratamento do acervo. Trata-se de um esforço pela preservação do patrimônio material existente, visando recuperar registros do arquivo intermediário e permanente do campus, sendo uma contribuição para memória do IFRS e um incentivo às instituições que também tiveram seus acervos danificados e buscam salvá-los.

Grupo de trabalho

• Flávia Helena Conrado Rossato – IFRS Campus Porto Alegre (Arquivo) – Arquivista
• Ângela Flach – IFRS Campus Porto Alegre – Docente
• Marcelo Vianna – Núcleo de Memória do IFRS
• Claudineli Carin Seiffert – Coordenadoria de Gestão Documental – Técnica em Arquivo
• Guilherme Garcia Teixeira – Coordenadoria de Gestão Documental – Arquivista

Voluntários

• Martha Helena Weizenmann (IFRS Campus Porto Alegre)
• Rosângela Carvalho da Rosa (IFRS Campus Porto Alegre)
• Camila Pedrazza (IFRS Campus Porto Alegre)
• Aline Krümmel (IFRS Campus Porto Alegre)
• Eduardo de Oliveira da Silva (IFRS Campus Porto Alegre)
• Filipe Xerxeneski da Silveira (IFRS Campus Porto Alegre)
• Magali Lippert da Silva Almeida (IFRS Campus Porto Alegre)
• Alex Martins de Oliveira (IFRS Campus Porto Alegre, apoio exaustores estante secadora)
• Angela Beatriz Pomatti (MUHM/RS, apoio eventual)
• Gabriele Meira dos Santos (Bolsista de Extensão IFRS Campus Porto Alegre)
• Letícia Peixoto Porto (Bolsista de Ensino IFRS Campus Porto Alegre)
• Malu Saturno (Bolsista de Pesquisa CNPq NuMem/IFRS, História UFRGS, apoio eventual)
• Eduarda Puerta Martins (Bolsista de Pesquisa Fapergs, IFRS Campus Alvorada – filmagem dia 27/06)
• Nalbert Ferreira Viana (Bolsista NuMem/IFRS)
• Natália Dartora (Bolsista Extensão Arquivo IFRS Campus Porto Alegre)
• Bruna Dias Veras (Bolsista Extensão Arquivo IFRS Campus Porto Alegre)
• Wagner Francisco Dotto Savegnago

Referências: https://drive.google.com/drive/u/5/folders/1ULBAgYYcu1rzPOucXnIi7YWoKnZ_PNLQ

Atividades 03/05 a 27/05/2024

• Comunicação do sinistro ao Arquivo Nacional (Flávia)
• Elaboração Plano de Ação para Resgate do Acervo Arquivístico do IFRS Campus Porto Alegre (Flávia)
• Levantamento e obtenção de materiais de EPI, de higienização e de recuperação do acervo (via DAP do campus, doações e aquisições próprias)
• Formação/preparação para intervenção no acervo

No dia 23/05 (quinta-feira), foi realizada a primeira visita ao Arquivo, identificando-se a extensão do dano. Realizada primeira intervenção para higienização do acervo, com aplicação de Lysoform sobre o material, de forma a deter a proliferação de micro-organismos (fungos).

Atividades 28/05 a 03/06/2024

No dia 28/05, houve autorização da Direção-Geral do campus para remoção do acervo documental. Início dos trabalhos no campus para limpeza das áreas afetadas, exigindo remoção do material. Avaliação sobre a extensão dos danos: 85 metros lineares afetados pela inundação.

Até o dia 03/06, os esforços do grupo foram em realizar o transporte do acervo para uma área segura, com apoio da Infraestrutura do campus e do IFRS Campus Alvorada.

Para fins de organização do processo de tratamento, foi realizada uma divisão preliminar do acervo atingido – 1) muito danificado (contato direto com a inundação, documentos molhados); 2) danificado (não houve contato direto da água, mas se encontram úmidos); 3) razoável (não atingido pela inundação, mas com risco).

O acervo recebeu o primeiro tratamento: documentos foram retirados das caixas (quando danificados), enquanto livros (encadernações) foram abertos, todos dispostos à ventilação natural no local provisório.

Insumos especiais (celulose pura, para absorção) e mobiliário foram cedidas pelo laboratório do curso técnico de Biblioteconomia do campus (Ângela), enquanto demais itens (papel toalha, papel pardo, instrumentos) foram obtidos, permitindo a preparação para o trabalho. Um desumidificador foi emprestado pelo IFRS Campus Farroupilha.

Atividades 04/06 a 07/06/2024

Foram estabelecidas as salas de trabalho de recuperação no 8.º andar do prédio Sul, com autorização da Direção-Geral. Nas salas de trabalho, a equipe está procedendo o tratamento da documentação, em seus diferentes níveis de danos. Duas salas para tratamento do acervo foram organizadas, uma com pia para lavagem de documentos. As salas de trabalho estão com ventiladores para circulação do ar, sem incidência direta sobre os documentos, e uma delas está com o desumidificador e um termômetro para temperatura e controle da umidade do ar.

Para o tratamento do acervo, foi priorizado os registros estudantis dos anos 1950 aos 2000 que se encontravam em estado “muito danificado”. Em linhas gerais, está sendo realizada:

• Retirada e descarte de invólucros plásticos nos documentos;
• Limpeza inicial;
• Inserção de folhas de papel toalha para secagem

Parte dos documentos menos críticos se encontram em uma estante de secagem. Outra parte é transferida para uma segunda sala, para posterior troca do material de secagem (papel toalha).

No dia 07/06 foi realizada uma reunião com a equipe do Arquivo Nacional para discussão sobre a situação do Arquivo e orientações gerais sobre o processo de recuperação.

Atividades 10/06 a 14/06/2024

Mantidas as atividades no 8.ª andar até o dia 14/06/2024, quando o acervo – em todos os estados – iniciou sua transferência para novas salas no 9.º andar do campus.

Primeiros avanços na secagem dos acervo – primeiros dossiês/registros estudantis secos e sem fungos.

A transferência do acervo será concluída no dia 17/06/2024, ficando um lugar permanente para trabalho da equipe e para guarda do acervo. Um dos motivos é a previsão de retorno às aulas no final do mês, com riscos de interferência nos trabalhos de recuperação do acervo devido ao trânsito de pessoas. Igualmente, a Gestão do campus estabelecerá grupos de trabalhos, no qual servidores voluntários poderão se agregar às atividades de tratamento.

Atividades 17/06 a 22/06/2024

Transferência do acervo em tratamento para o 9.º andar:

• Sala 909 – Armazenamento do material ainda aguardando restauro;
• Sala 911 – Sala para tratamento do acervo (intervenções para limpeza);
• Sala 908 – Material em secagem, após intervenção de tratamento.

Todas as salas estão com ventiladores, de forma a contribuir para secagem dos documentos. Na sala 908, o desumidificador tem contribuído para manter a média de 50% de umidade do ar, favorecendo a recuperação dos documentos localizados na sala. Um segundo desumidificador já se encontra em tratativas pelo DAP do campus para aquisição.

No 9.º andar também há uma sala para apoio da equipe, com EPIs e outros itens necessários para o trabalho e a higienização dos integrantes. No 8.º andar (Sala 822), encontra-se o acervo que não se encontra em risco, em sala apropriada para sua guarda provisória.

Foram mantidas as atividades de tratamento, com apoio da equipe de voluntários. No dia 20/06 foi realizada a Formação Pedagógica do campus, demarcando o retorno dos servidores e a preparação para retomada das atividades escolares em 24/06. Nesta oportunidade, o espaço de recuperação do Arquivo recebeu a visita do Reitor Júlio Xandro Heck.

No dia 21/06, a equipe recebeu a visita do conservador-restaurador em Patrimônio Documental, Bibliográfico e Artístico, prof. Eutrópio Pereira Bezerra, especialista contratado pelo Memorial/Tribunal Regional do Trabalho da 4.ª Região (TRT4). Sua visita trouxe propostas de melhorias no processo de recuperação, de forma a superar as restrições de espaço e de equipamentos.

Atividades 24/06 a 28/06/2024

O dia 24/06 foi marcado pelo retorno às aulas no IFRS Campus Porto Alegre.

Foram mantidas as atividades de recuperação do acervo, com exceção no dia 28/06 (não houve expediente devido a manutenção da rede elétrica do campus). Entre as novidades, uma estante secadora foi construída de forma artesanal por voluntários e já se encontra em uso pela equipe. Tem se mantido a prioridade de secagem do material, para posterior limpeza, das fichas de estudantes da instituição.

No dia 27/06, foram realizadas filmagens pela equipe para divulgação sobre o processo de recuperação do Arquivo. Foi gravado o depoimento de Flávia Rossato, apresentando os espaços atingidos pela inundação e os trabalhos desenvolvidos pelos voluntários.

Atividades 01/07 a 06/07/2024

A semana foi marcada pela visita de representantes do Arquivo Nacional para acompanhar o processo de resgate de arquivos das instituições federais atingidas pela enchente. No dia 01/07, houve uma reunião geral no Arquivo Público do Rio Grande do Sul com membros do Arquivo Nacional e das instituições, com a participação do IFRS. No dia 02/07, foi realizada a visita do Arquivo Nacional ao IFRS Campus Porto Alegre, sendo recebidos por integrantes do grupo de trabalho de recuperação do arquivo. Foi realizada uma visita aos espaços atingidos e às salas atuais de trabalho, sendo apresentada um histórico da intervenção realizada. Além de novas orientações técnicas do Arquivo Nacional, pode-se observar que o esforço de recuperação no IFRS tem sido um exemplo positivo do processo de resgate e tratamento de acervos.

De parte do NuMem/IFRS, como Programa Permanente da Extensão, foi proposto uma bolsa específica para atuação no processo de recuperação pelo Edital Proex n.º 17/2024. Para a bolsa de 16h, um dos requisitos era ser estudante do curso de Biblioteconomia ou Secretariado do campus, havendo posteriormente uma etapa de entrevistas no dia 04/07. O bolsista selecionado será divulgado no dia 08/07/2024.

Por conta dos esforços que o IFRS vem realizando nas diferentes frentes de trabalho envolvendo as comunidades atingidas pela catástrofe climática, foi lançado o Edital Proex n.º 18/2024. A equipe realizou uma proposta de projeto, visando contribuir para formação de trabalhadores de museus, arquivos e outras instituições atingidas.

Sobre os aparatos, a estante secadora de documentos artesanal recebeu uma nova adaptação, com a instalação de ventiladores de computadores antigos, funcionando como exaustores para acelerar o processo de secagem dos documentos.

Por fim, no dia 05/07 – último dia do evento “Salvando Histórias e Memórias” realizado pelo Instituto Histórico e Geográfico do Rio Grande do Sul (IHGRGS) – foi apresentado o vídeo do Arquivo do IFRS Campus Porto Alegre. Produzido pelo NuMem/IFRS, IFRS Campus Alvorada e IFRS Campus Porto Alegre, com apresentação de Flávia Rosseto, o vídeo traz um breve histórico da inundação do campus e seu arquivo, assim como as etapas de recuperação do acervo. O vídeo encontra-se publicado no canal do IHGRGS e do Núcleo de Memória do IFRS desde o dia 08/07/2024, junto a outras duas instituições que sofreram com a catástrofe climática – a Sociedade Polônia e a Fundação Pão dos Pobres.

Atividades 15/06 a 20/07/2024

As atividades transcorreram normalmente até o dia 17/07, quando a falta de energia elétrica suspendeu as atividades no campus. Entre as novidades, a matéria “Documentos do Arquivo do Campus Porto Alegre passam por trabalho de recuperação após a enchente“, publicado pela Comunicação do IFRS no dia 17.

Atividades 22/07 a 26/07/2024

As atividades de recuperação do acervo foram retomadas após os cortes de energia elétrica que suspenderam as atividades no campus.

Nessa semana, houve um importante anúncio – a Medida Provisória n.º 1.244, de 17/07/2024, abriu crédito extraordinário para diversos ministérios para enfrentamento da calamidade pública no Rio Grande do Sul. O Arquivo Nacional, via Ministério da Inovação e Gestão em Serviços Públicos, disponibilizou R$14.678.000,00 para as instituições integrantes do SIGA (Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos) atingidas como forma de financiar a aquisição de bens de consumo e serviços para a recuperação dos acervos.

Foram realizadas duas reuniões com o Arquivo Nacional. Uma geral, no dia 22/07, para anúncio às instituições sobre a disponibilização de recursos. No dia 23/07, ocorreu uma reunião específica com o IFRS, tendo a participação de Flávia Rosseto (Arquivo do IFRS Campus Porto Alegre), Claudineli Carin Seiffert (Coordenadora de Gestão Documental), Rafael Ferret (Pro-reitor adjunto de Administração), Ademir Troina Jr. (Diretor de Administração – IFRS Campus Porto Alegre) , Aline Nichele (Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional – IFRS Campus Porto Alegre), Guilherme Teixeira (Arquivista IFRS) e Marcelo Vianna (Núcleo de Memória do IFRS), com representantes do Arquivo Nacional.

Durante a reunião e nos dias seguintes, foram calculados os valores a serem concedidos via TED (Termo de Execução Descentralizada), a partir do Plano de Trabalho de recuperação. O montante definido para o IFRS, a fim de recuperação do arquivo, foi de R$218.526,00, sendo seu prazo de execução até 120 dias (60 dias prorrogáveis por igual período).

Atividades 29/07 a 21/08/2024

Devido às demandas, nosso diário tornou-se um pouco mais espaçado, contemplando algumas semanas. Isso não significa que não ocorreram atividades… aliás foram muitas!

O projeto de Extensão “Recuperação do patrimônio arquivístico do IFRS Campus Porto Alegre: compartilhando experiências e saberes” foi contemplado pelo Edital Proex n.º 18/2024 . O projeto não apenas trata do processo de resgate da documentação atingida, mas seu processo de recuperação e compartilhamento de saberes a partir dessas experiências com a comunidade do campus e externa. Entre as ações planejadas, estão palestras e visitas envolvendo profissionais que atuam em arquivos, bibliotecas, museus e demais instituições voltadas à preservação do patrimônio cultural, além do público interessado no tema. Outra envolve a produção de materiais educativos com orientações para preservação e recuperação de acervos documentais, além do desenvolvimento de soluções inovadoras, adaptáveis ao contexto de crise. A partir da aprovação, foram selecionadas as bolsistas Natália Dartora e Bruna Dias Veras, estudantes do curso técnico em Biblioteconomia, para atuar nas ações do projeto.

As atividades se mantiveram conforme a rotina estabelecida: monitoramento do nível de umidade dos documentos; interfolhamento de dossiês (com trocas de papéis toalha molhados) para secamento; disposição de documentos úmidos na secadora. Sob orientação de Flávia Rossato, o bolsista Nalbert passou a tratar documentos já secos, processo que envolveu desgrudar páginas que se encontravam coladas, com uso de bisturis de calosidade e de corte. Os documentos foram higienizados com álcool 70º e reorganizados em novas pastas. A falta de estantes para secagem envolveu algum grau de improvisação, como uso de um carrinho de biblioteca e mesmo de uma fruteira, para suporte dos documentos. Além dos dossiês envolvendo registros acadêmicos de diferentes décadas, está em curso a recuperação um documento encadernado (formato livro), intitulado Atas Conselho de Coordenadores do IFRS – Campus Porto Alegre (2009-2010), a partir do processo de secagem e desmontagem da encadernação original (comprometida pela inundação), para a devida higienização e futura digitalização.

Na semana do dia 14/08, iniciaram os trabalhos das bolsistas Natália e Bruna. Um dos trabalhos que passaram a ser desenvolvidos foi o tratamento do acervo não atingido diretamente pela enchente, que se encontra armazenado em sala própria, sem contato com os documentos sinistrados. Este processo envolve a troca das caixas originais de acondicionamento, havendo o tratamento para desinfecção dos documentos com álcool 70º. Também os colegas da Coordenadoria de Gestão Documental (IFRS Reitoria), Guilherme e Claudineli, estiveram presentes, dedicando-se ao trabalho de recuperação, contribuindo na organização das atividades, como o processo de acondicionamento de documentos.

No dia 15/08, a equipe recebeu a visita de membros do Arquivo Nacional. A visita objetivou observar o andamento dos trabalhos e prestar novas orientações sobre as técnicas de recuperação adotadas. O Arquivo Nacional apontou os avanços do trabalho, sugerindo que outras instituições pudessem trocar experiências.

Paralelamente aos trabalhos de recuperação, houve a preparação do Plano de Trabalho e elaboração do TED, contando com apoio do Arquivo Nacional e da Proad/IFRS para seu correto preenchimento. Após a tramitação, o TED foi assinado em 21/08.

Entre os dias 22 e 25/08, não foram realizadas atividades devido ao processo de dedetização do prédio do campus. A equipe começa a se preparar para apresentações de trabalhos.